提案の背景
木材加工などを行う会社より以下のご相談がありました。
悩みごと
- 4名の事務員で、Faxで受け取った大量の発注書を手入力で基幹システムへ入力しているが、残業時間が増えてしまっている
要望
- OCRを導入し、業務の効率化を目指したい
Hi-STORYの提案
今回はAI文字読み取り機能（AI-OCR）と業務効率化ツール（RPA）を活用し、FAXで注文書を受け取り後、自動的にAI文字読み取りを開始し、基幹システムへ登録される仕組みを提案いたしました。
・作業の流れ
（1）FAX（複合機）で受信した注文書をPDFに変換し受信フォルダへ／宛名不明の場合は宛名不明フォルダへ移動
ーこの際、処理番号をファイル名に記載しておく
（2）業務効率化ツール（RPA）が受信フォルダを読み取りWebサイトに自動でアップロード
ー宛名不明フォルダは仕分けられた後、担当者が確認
（3）各社でカスタマイズした方法でAI文字読取を行う
（4）読み取り処理後、既存の基幹システムより「顧客マスタ」や「商品マスタ」を取り込み照合
（5）読み取り結果の取得
ー読み取り結果を社内の共有ストレージに保存。 読み取り完了時にメールが届く。
ー受信ファイルと同じ処理番号が記載された読み取り済みのファイルに、RPAが転送、また基幹システムへ連携
ツール導入の効果
・現在の業務フローに沿ってカスタマイズすることで、現場が喜ぶシステムへ
AI文字読み取り機能と業務効率化ツールを掛け合わせて活用することで、人の作業が減り、時間を効率的に使うことが可能となります。
おわりに
今回は『AI文字読み取り機能と業務効率化ツールを活用した入力作業の効率化』を提案事例としてお届けいたしました！
Hi-STORYでは、「日本をITを前進させる」というビジョンのもと「受託開発」や「外注開発支援」そして「開発内製化支援」などを行っています。ぜひお気軽にご相談ください！
